Domicilier une société suisse depuis l'étranger : ce que le registre vérifie

Vous habitez à Lyon, à Annecy, à Bruxelles ou à Dubaï, et votre société doit exister en Suisse. Pour domicilier une société suisse depuis l'étranger, le registre du commerce ne s'intéresse pas d'abord à l'endroit où vous dormez : il veut une adresse réelle en Suisse, à laquelle l'entité peut être jointe. Tout le reste (qui signe, qui gère, où se trouve la direction) se décide ensuite, séparément.

Siège et domicile : deux notions que l'on confond

Le registre distingue deux choses. Le siège est le nom de la commune politique (art. 117 al. 1 ORC). Le domicile est l'adresse complète (rue, numéro, NPA, localité) à laquelle l'entité peut être jointe à son siège (art. 117 al. 2 ORC). Cette adresse peut être celle de l'entité elle-même ou celle d'un tiers : on parle alors d'adresse de domiciliation.

Pour un fondateur installé à l'étranger, la deuxième option est la plus courante, tout simplement parce qu'il n'a pas de local en Suisse. Elle est admise, à condition d'être déclarée comme telle.

Trois situations, trois logiques

Les cas ci-dessous sont des illustrations, pas des dossiers réels.

Le consultant français qui facture en Suisse

Il crée une Sàrl, n'a ni bureau ni employé sur place. Son domicile inscrit sera une adresse de domiciliation. Sa difficulté ne se situe pas au registre, mais ailleurs : où sa société est-elle réellement dirigée ? Si les décisions se prennent depuis sa cuisine de Haute-Savoie, la question du lieu de direction effective se pose, et elle est traitée sur la page consacrée au siège de direction effective.

La Belge qui ouvre une boutique en ligne

Elle veut un siège à Genève pour rassurer ses clients. Une adresse de domiciliation suffit au registre, mais l'entité doit aussi pouvoir recevoir son courrier officiel et réagir vite à une notification. Un détail pratique pèse plus que l'élégance de l'adresse : qui ouvre le courrier, et en combien de temps l'information vous parvient-elle ? Pour les profils belges, voyez aussi créer une entreprise en Suisse depuis la Belgique.

L'entreprise étrangère qui n'a pas besoin d'une nouvelle société

Une société déjà constituée à l'étranger peut préférer s'implanter par une succursale plutôt que de créer une entité distincte. La logique de domiciliation reste la même, mais les pièces changent, comme on le voit plus bas.

Ce que le registre examine concrètement

Le troisième point mérite qu'on s'y arrête. Le registre n'enquête pas systématiquement, mais lorsque les circonstances laissent penser que l'adresse annoncée n'est qu'une domiciliation non déclarée, il demande des justificatifs. Annoncer d'emblée la vérité évite cette étape et un dossier qui s'enlise.

Pour une SA, la déclaration du domiciliataire figure expressément parmi les pièces exigées (art. 43 al. 1 let. g ORC).

Un schéma pour s'orienter

Cas particulier : la succursale d'une société étrangère

Les succursales sont inscrites au registre du commerce du lieu où elles se trouvent (art. 931 al. 2 CO). Pour une entité dont le siège est à l'étranger, la réquisition est accompagnée notamment d'un extrait actuel, attesté conforme, du registre du commerce du siège principal (ou d'une pièce officielle équivalente), d'un exemplaire attesté conforme des statuts, ainsi que du procès-verbal de création de la succursale et de désignation des personnes habilitées à la représenter (art. 113 al. 1 ORC).

L'inscription mentionne qu'il s'agit d'une succursale, son siège et son domicile, son but et les personnes habilitées à la représenter (art. 110 al. 1 et art. 114 al. 1 ORC). La raison de commerce suit celle de l'établissement principal, avec le siège de celui-ci, celui de la succursale et sa qualité de succursale (art. 952 al. 1 et 2 CO).

Les documents venus de l'étranger posent leurs propres exigences de forme ; elles sont détaillées dans l'article sur les documents étrangers et l'apostille. Le choix entre les deux structures est comparé dans succursale ou filiale.

Si la succursale cesse d'être exploitée, sa radiation doit être requise ; l'office informe les autorités fiscales fédérale et cantonale et ne radie qu'après leur approbation (art. 115 al. 1 et 2 ORC). Autrement dit, fermer prend un chemin plus long qu'on ne l'imagine.

Déplacer plus tard son siège

Une adresse choisie le jour de la constitution n'est pas définitive. Lorsqu'une entité transfère son siège dans un autre arrondissement de registre, elle requiert son inscription au nouveau siège ; l'office du nouveau siège est compétent, il informe l'office de l'ancien siège, qui radie sans nouvel examen, les deux inscriptions étant faites le même jour (art. 123 al. 1 et 3 ; art. 124 al. 1 et 2 ORC).

Une personne morale produit alors la décision de modification des statuts et un exemplaire attesté conforme des nouveaux statuts si ceux-ci changent, ainsi que les signatures légalisées des requérants (art. 123 al. 2 ORC). Pour une Sàrl, le transfert du siège exige une décision de l'assemblée des associés recueillant au moins deux tiers des voix représentées et la majorité absolue du capital social pour lequel le droit de vote peut être exercé (art. 808b al. 1 ch. 10 CO).

Cela vaut par exemple pour une société qui quitte Genève pour Vaud : le choix du canton mérite donc d'être réfléchi tôt, mais il n'est pas irréversible.

Domicilier la société ne règle pas votre propre séjour

C'est le malentendu le plus répandu. Une adresse de société en Suisse ne vous donne aucun droit de séjour ni de travail. Pour exercer une activité lucrative indépendante, un étranger peut être admis si son admission sert les intérêts économiques du pays, si les conditions financières et d'exploitation sont remplies, s'il dispose d'une source de revenus suffisante et autonome, et si les conditions des art. 20 et 23 à 25 LEI sont remplies (art. 19 LEI). Ces quatre conditions sont cumulatives.

Pour les ressortissants UE/AELE, la LEI ne s'applique que dans la mesure où l'ALCP et l'accord AELE n'en disposent pas autrement, ou si elle prévoit des dispositions plus favorables (art. 2 al. 2 et 3 LEI). Un ressortissant UE/AELE qui entre en Suisse pour travailler comme indépendant reçoit une autorisation de séjour B UE/AELE valable cinq ans, pour autant qu'il prouve qu'il y exerce effectivement une activité lucrative indépendante.

Si vous restez résident à l'étranger, le permis frontalier est le cadre habituel. Les frontaliers UE/AELE retournent en principe chaque jour, ou au moins une fois par semaine, à leur résidence principale à l'étranger ; le permis G UE/AELE est valable cinq ans. Les détails sont dans les pages permis G pour indépendant et permis B pour indépendant.

Avant de choisir l'adresse : une liste de contrôle

• Savoir si la société aura un local propre ou une adresse de domiciliation
• Prévoir la déclaration du domiciliataire si l'adresse est celle d'un tiers
• Définir qui reçoit et traite le courrier officiel, et dans quel délai
• Vérifier si un administrateur ou gérant résident est exigé pour la forme choisie
• Anticiper le lieu où la direction sera réellement exercée
• Rassembler les documents étrangers et leur légalisation
• Faire examiner la situation fiscale par un conseiller

Sur le point de la représentation, la page administrateur résident en Suisse précise ce qui dépend de la forme juridique.