Documents étrangers, apostille et registre du commerce suisse

Dès qu'un fondateur, un associé ou une société mère se trouve à l'étranger, le dossier d'inscription au registre du commerce suisse contient des documents étrangers : extrait de registre, statuts, procès-verbal, copie de passeport. Chacun doit être recevable pour l'office, ce qui passe souvent par une apostille, une traduction et une signature conforme. Ce guide explique ce qui est demandé, pourquoi, et dans quel ordre préparer les pièces.

Il s'agit d'une information générale : les exigences précises varient selon la forme juridique, le canton et le pays d'origine. Seul l'office du registre du commerce compétent tranche, et un conseiller peut vérifier votre dossier avant dépôt.

Pourquoi le registre exige des pièces étrangères

Le registre du commerce a pour rôle de rendre publics des faits juridiques fiables. Lorsque l'un de ces faits provient d'un autre pays (existence d'une société mère, pouvoir de signature d'un dirigeant, identité d'un associé), l'office ne peut pas le vérifier lui-même. Il demande donc un document émis par une autorité étrangère, dont l'authenticité est attestée.

C'est particulièrement visible pour les entités qui s'implantent depuis l'étranger. Pour une succursale, la réquisition d'inscription est accompagnée notamment d'un extrait actuel attesté conforme du registre du commerce du siège principal (ou d'une pièce officielle équivalente), d'un exemplaire attesté conforme des statuts, ainsi que du procès-verbal de création de la succursale et de désignation des personnes habilitées à la représenter (art. 113 al. 1 ORC).

Les documents les plus souvent demandés

Le tableau ci-dessous donne un aperçu. Il ne remplace pas la liste de l'office, qui dépend du cas concret.

Pour une société de capitaux créée directement en Suisse par des associés étrangers, les pièces d'identité et les éventuelles procurations dominent. Pour une succursale, ce sont les documents de la société mère qui pèsent le plus.

Qu'est-ce que l'apostille ?

L'apostille est un certificat apposé sur un acte public par l'autorité compétente du pays qui l'a émis. Elle confirme la signature, la qualité du signataire et, le cas échéant, l'authenticité du sceau. Elle ne dit rien sur le contenu du document : un acte apostillé peut être valable ou non sur le fond.

Entre pays qui reconnaissent ce système, l'apostille remplace la chaîne de légalisations successives par les consulats. Dans les autres cas, une légalisation par la voie diplomatique peut rester nécessaire. Avant de lancer une démarche, vérifiez donc :

• si le pays émetteur délivre des apostilles ;
• quelle autorité les délivre (greffe, préfecture, ministère, selon le pays) ;
• si l'office suisse exige l'apostille pour ce type de pièce précis.

Apostille ou simple copie certifiée conforme ?

Les deux ne remplissent pas la même fonction. La copie certifiée conforme atteste qu'un document reproduit fidèlement un original. L'apostille atteste l'origine publique de l'acte. Pour un extrait de registre, l'office parle d'un extrait « attesté conforme » : demandez à l'office, avant de commander la pièce à l'étranger, quel niveau d'attestation il accepte pour votre cas.

La traduction des documents

Le registre du commerce travaille dans la langue officielle du canton. Un document rédigé dans une autre langue peut nécessiter une traduction, parfois certifiée. Les points à anticiper :

• l'office peut se contenter d'une traduction simple pour une pièce courte, et exiger une traduction certifiée pour un acte important ;
• la traduction se rattache au document source : apostillez l'original, puis traduisez, en conservant les deux ensemble ;
• les termes juridiques (but, pouvoir de représentation, siège) doivent correspondre au vocabulaire suisse, car l'inscription les reprend.

Une traduction faite trop tôt, avant que le texte définitif des statuts soit arrêté, oblige à tout refaire.

Ordre de préparation conseillé

Le point critique est la fraîcheur : un extrait de registre doit être actuel. Si l'apostille, la traduction et le dépôt s'étalent trop, l'office peut demander une version plus récente et vous faire recommencer.

Succursale d'une société étrangère : ce que le registre inscrit

Les succursales sont inscrites au registre du commerce du lieu où elles se trouvent (art. 931 al. 2 CO). L'inscription mentionne le fait qu'il s'agit d'une succursale, son siège et son domicile, son but et les personnes habilitées à la représenter (art. 110 al. 1 et art. 114 al. 1 ORC).

La raison de commerce suit celle de l'établissement principal, avec une adjonction spéciale possible. Si le siège de l'entreprise est à l'étranger, elle indique en outre le siège de l'établissement principal, celui de la succursale et sa qualité de succursale (art. 952 al. 1 et 2 CO). Les pièces étrangères doivent donc concorder avec ces mentions : une dénomination légèrement différente entre l'extrait étranger et le procès-verbal suffit à bloquer le dossier.

Pour le choix entre cette voie et une société autonome, voyez succursale ou filiale en Suisse ainsi que le détail pour ouvrir une succursale en Suisse et ouvrir une filiale en Suisse.

Pièces liées aux personnes : permis et résidence

Les documents étrangers ne concernent pas que les sociétés. Une personne qui souhaite exercer une activité indépendante doit aussi établir son droit de travailler en Suisse. Pour un ressortissant hors UE/AELE, l'admission suppose notamment que l'intérêt économique du pays soit servi, que les conditions financières et d'exploitation soient remplies et que la personne dispose d'une source de revenus suffisante et autonome (art. 19 LEI). Les justificatifs correspondants (relevés, business plan, contrats) viennent souvent de l'étranger et peuvent aussi demander apostille ou traduction.

Pour les ressortissants UE/AELE, la loi fédérale n'intervient que dans la mesure où les accords de libre circulation n'en disposent pas autrement (art. 2 al. 2 et 3 LEI). Un indépendant qui s'installe reçoit en principe une autorisation de séjour B UE/AELE valable cinq ans, à condition de prouver qu'il exerce effectivement son activité. Les frontaliers, eux, retournent en principe chaque jour, ou au moins une fois par semaine, à leur résidence principale à l'étranger.

Selon votre situation, consultez le permis G pour indépendant, le permis B pour indépendant ou la page dédiée aux ressortissants hors UE.

Créer à distance : signatures et procurations

Quand les fondateurs ne se déplacent pas, le dossier repose sur des procurations et des signatures à distance. Ici, la forme compte autant que le fond :

• la signature doit être faite devant l'autorité ou le notaire que l'office reconnaît, sinon elle peut être refusée ;
• une procuration trop large ou trop vague est parfois rejetée ;
• la date doit être cohérente avec celle des autres pièces.

Pour la logique d'ensemble, lisez créer une société suisse à distance et, pour les conditions de fond, créer une société suisse en tant que non-résident. Les pièces ne servent à rien si l'adresse d'inscription ne tient pas : voyez aussi domicilier une société suisse depuis l'étranger.

Les erreurs fréquentes

• Commander une pièce trop tôt, qui n'est plus « actuelle » au moment du dépôt.
• Apostiller une copie non conforme, alors que l'original ou une copie certifiée était attendu.
• Traduire avant la version finale des statuts.
• Oublier une pièce de représentation : sans procès-verbal désignant les représentants, la succursale ne peut pas être inscrite.
• Négliger la cohérence des noms entre passeport, extrait étranger et statuts (translittérations, accents, particules).
• Supposer que le canton voisin applique la même pratique : les offices ont des habitudes propres. Le choix du canton compte, comme le montre Genève ou Vaud.

Pour un panorama plus large des difficultés, voyez aussi les pièges de la société suisse pour un Français.