Administrateur résident suisse obligatoire : ce que la loi exige

Fonder une société en Suisse sans y habiter soulève vite la même question : faut-il un administrateur résident suisse obligatoire, et que se passe-t-il si personne dans l'équipe n'est domicilié dans le pays ? Pour la SA comme pour la Sàrl, le droit suisse exige qu'au moins une personne habilitée à représenter la société vive en Suisse. Cette page explique l'exigence, la manière dont le registre du commerce la contrôle et les options ouvertes aux fondateurs établis à l'étranger.

Ce que dit le droit : une personne de contact en Suisse

Le Code des obligations (CO) pose une règle de représentation : la société de capitaux doit pouvoir être engagée et jointe par une personne domiciliée en Suisse. L'idée est pratique. Un créancier, une autorité fiscale ou un tribunal doit trouver quelqu'un sur place, sans devoir courir après des dirigeants à l'étranger.

La règle ne s'applique pas de la même façon à toutes les formes juridiques :

Deux précisions comptent. D'abord, l'exigence porte sur la représentation, pas sur la propriété : un actionnaire ou un associé peut vivre à Paris ou à Bruxelles sans que cela pose problème. Ensuite, être « résident » au sens du droit des sociétés ne se confond ni avec le séjour de fait ni avec la résidence fiscale. C'est le domicile civil de la personne qui est regardé.

Pourquoi le registre du commerce y tient

L'office du registre du commerce n'inscrit pas une société sans pouvoir identifier qui l'engage. Lors de la réquisition, il examine la composition des organes et les pouvoirs de signature. Si aucune personne domiciliée en Suisse ne dispose du pouvoir de représentation, l'inscription est refusée ou suspendue jusqu'à régularisation.

Le contrôle ne s'arrête pas à la fondation. Si le seul représentant résident démissionne ou quitte la Suisse, la société se retrouve en défaut d'organisation. L'office peut alors la sommer de régulariser, puis saisir le juge, qui peut ordonner les mesures nécessaires, jusqu'à la dissolution dans les cas extrêmes. C'est un risque réel pour les sociétés dont l'unique mandataire résident déménage sans que personne ne le remplace.

Qui peut être administrateur résident ?

Trois profils reviennent dans la pratique.

L'un des fondateurs, s'il s'installe en Suisse

Un fondateur qui déménage en Suisse remplit la condition lui-même. Selon sa nationalité, il lui faut un titre de séjour. Un ressortissant UE/AELE qui vient travailler comme indépendant reçoit une autorisation de séjour B UE/AELE valable 5 ans, à condition de prouver qu'il exerce effectivement son activité indépendante (fiche SEM, décembre 2024). Pour les personnes hors UE/AELE, l'admission dépend de conditions plus strictes : voyez la page consacrée aux ressortissants hors UE et celle sur le permis B pour indépendant.

Un frontalier : attention au piège du permis G

Beaucoup de fondateurs français ou belges pensent qu'un frontalier, qui travaille en Suisse chaque jour, remplit la condition. Ce n'est pas le cas : le frontalier a son domicile à l'étranger. Le permis G autorise une activité en Suisse mais ne crée pas de domicile suisse. D'après la LEI, l'autorisation frontalière est octroyée en vue de l'exercice d'une activité lucrative dans une zone frontalière, et son titulaire doit regagner au moins une fois par semaine son lieu de résidence à l'étranger (art. 35 al. 1 et 2). Pour les ressortissants UE/AELE, la SEM précise que les frontaliers, salariés ou indépendants, retournent en principe chaque jour, ou au moins une fois par semaine, à leur résidence principale à l'étranger, et que le permis G UE/AELE est valable cinq ans. Un frontalier ne peut donc pas, en cette seule qualité, tenir le rôle de représentant résident. La page sur le frontalier qui crée une entreprise et celle sur le permis G pour indépendant détaillent ce point.

Un tiers résident, mandaté comme organe

Faute de fondateur installé en Suisse, la solution courante consiste à nommer comme administrateur ou gérant une personne tierce domiciliée dans le pays. Cette personne est inscrite au registre du commerce avec son pouvoir de signature. Elle engage sa responsabilité d'organe, ce qui explique que les mandats soient encadrés par un contrat précis : étendue des pouvoirs, informations à lui transmettre, garanties, rémunération, conditions de sortie. Le point est sensible, car un organe formel qui ne dirige pas réellement l'activité reste exposé aux responsabilités attachées à sa fonction.

Un arbre de décision pour s'orienter

Domicile de l'administrateur et domicile de la société : ne pas confondre

Un second sujet se mêle souvent au premier : l'adresse de la société. L'ordonnance sur le registre du commerce (ORC) distingue le siège et le domicile. Le siège est le nom de la commune politique (art. 117 al. 1). Le domicile est l'adresse (rue, numéro, NPA, localité) à laquelle l'entité juridique peut être jointe à son siège ; il peut s'agir de l'adresse de l'entité elle-même ou de celle d'un tiers, appelée adresse de domiciliation (art. 117 al. 2).

Avoir un représentant résident ne règle donc pas la question de l'adresse, et inversement. Une société dont les dirigeants vivent à l'étranger peut très bien utiliser une adresse de domiciliation, à condition d'en déclarer la nature.

Le registre y veille :

• lorsque la société n'a qu'une adresse de domiciliation comme domicile, une déclaration du domiciliataire doit être jointe à la réquisition, pièce exigée notamment pour la SA (art. 117 al. 3 ; art. 43 al. 1 let. g) ;
• si les circonstances laissent penser que le domicile annoncé n'est qu'une adresse de domiciliation non déclarée comme telle, l'office somme la société de produire cette déclaration ou les pièces d'une adresse propre, comme un bail ou un extrait du registre foncier (art. 117 al. 4) ;
• en plus du siège et du domicile, la société peut demander l'inscription d'autres adresses en Suisse, par exemple une adresse de liquidation ou une case postale (art. 117 al. 5).

Pour approfondir ce volet, consultez la page sur la domiciliation d'une société suisse depuis l'étranger. L'accompagnement proposé par le réseau, une domiciliation avec suivi administratif, répond à cette partie du dossier, mais il ne remplace pas un représentant résident lorsque la loi en exige un.

Que faire quand le représentant résident part ?

Trois situations se présentent régulièrement :

1. Démission du représentant : il faut nommer un remplaçant domicilié en Suisse avant que la démission ne prenne effet, puis requérir la modification au registre du commerce.
2. Déménagement à l'étranger du représentant : même logique, car il perd la qualité de résident.
3. Changement de siège : si la société déplace son siège dans un autre arrondissement de registre, elle doit requérir son inscription au nouveau siège ; l'office du nouveau siège est compétent, il informe l'office de l'ancien siège, qui radie sans nouvel examen, les deux inscriptions étant faites le même jour (art. 123 al. 1 et 3 ; art. 124 al. 1 et 2).

Dans ce dernier cas, une personne morale produit la décision de modification des statuts, un exemplaire attesté conforme des nouveaux statuts s'ils doivent être modifiés, et les signatures légalisées des requérants (art. 123 al. 2). Pour une Sàrl, la décision de l'assemblée des associés exige au moins deux tiers des voix représentées et la majorité absolue du capital social pour lequel le droit de vote peut être exercé (art. 808b al. 1 ch. 10 CO).

Ce qu'il faut vérifier avant de choisir

• La forme juridique envisagée et la règle de représentation qui lui correspond
• Le domicile et le titre de séjour de chaque dirigeant pressenti
• La nature exacte du pouvoir de signature à inscrire (signature individuelle ou collective)
• Le contrat qui lie la société à un éventuel organe tiers
• La déclaration du domiciliataire, si le domicile n'est qu'une adresse de domiciliation
• Les conséquences fiscales d'une direction exercée depuis l'étranger

Ce dernier point mérite une attention particulière. Le lieu où se prennent les décisions peut influencer le traitement fiscal de la société, dans un sens ou dans l'autre selon la situation. Les pages sur le siège de direction effective et sur l'établissement stable expliquent les enjeux ; la réponse dépend du cas concret et d'une analyse individuelle. La page sur les pièges d'une société suisse rassemble d'autres points de vigilance, et celle sur les conditions pour un non-résident donne la vue d'ensemble.