Embaucher un salarié en Suisse avec une société étrangère

Vous dirigez une entreprise établie hors de Suisse et un collaborateur travaillera désormais sur sol suisse ? Pour embaucher un salarié en Suisse avec une société étrangère, la question n'est pas seulement de signer un contrat. Il faut aussi savoir auprès de qui s'affilier, quelles assurances souscrire, et si la présence d'un seul employé suffit à vous obliger à vous structurer localement. La réponse dépend largement de l'endroit où vit la personne engagée et de la manière dont elle travaille.

Pourquoi l'employeur étranger n'échappe pas au droit suisse

Un employeur n'a pas besoin d'une société en Suisse pour y faire travailler quelqu'un. En revanche, le travail exercé en Suisse suit les règles suisses d'assurances sociales. Pour un employeur dont le siège est dans l'UE ou l'AELE, l'Office fédéral des assurances sociales indique que toute activité lucrative exercée en Suisse est traitée comme si l'employeur avait son siège en Suisse.

Concrètement, c'est à vous, et non au salarié, de vous annoncer auprès de la bonne caisse de compensation AVS. Cette étape est le point de départ de tout le reste : sans affiliation, aucun décompte de cotisations n'est possible.

Quelle caisse AVS selon la résidence du salarié ?

Le critère n'est pas la nationalité de l'employeur, mais le lieu de vie du salarié.

Pour les employeurs sans établissement stable en Suisse, la loi réserve les conventions internationales. Le détail de cette situation est expliqué sur la page consacrée à l'employeur sans établissement en Suisse.

Un salarié frontalier ou un salarié installé en Suisse ?

Le salarié qui reste domicilié à l'étranger

Un ressortissant UE/AELE qui garde sa résidence principale à l'étranger travaille en Suisse comme frontalier. En principe, il retourne chaque jour, ou au moins une fois par semaine, à son domicile. Le permis G UE/AELE est valable cinq ans et il n'existe plus de zones frontalières pour ces personnes. Pour les ressortissants de pays tiers, la LEI prévoit en revanche une activité dans une zone frontalière et un retour hebdomadaire au lieu de résidence.

Le permis G et la situation des frontaliers qui créent une entreprise sont traités dans des pages distinctes. Pour un employeur, l'enjeu pratique est de vérifier le statut du collaborateur avant la première fiche de paie.

Le salarié qui déménage en Suisse

Si la personne s'installe sur place, c'est la caisse de son canton de résidence qui devient votre interlocutrice. Le permis de séjour, la prévoyance et l'impôt à la source suivent alors une logique différente. La LEI ne s'applique aux ressortissants UE/AELE que dans la mesure où l'accord sur la libre circulation n'en dispose pas autrement, ce qui simplifie souvent leur situation par rapport aux ressortissants d'autres pays.

Les assurances que l'employeur doit mettre en place

L'engagement d'un salarié ouvre plusieurs volets distincts. Aucun ne se substitue à un autre.

AVS, AI et APG : une retenue répartie

Les cotisations sur le salaire se composent de l'AVS (8,7 %), de l'AI (1,4 %) et des APG (0,5 %), soit 10,6 % au total. Ce montant se partage à parts égales : 5,3 % sont déduits du salarié et 5,3 % restent à la charge de l'employeur, hors assurance-chômage. Vous retenez donc la part du salarié sur sa rémunération, puis vous versez l'ensemble à la caisse.

À titre d'information, un employeur qui n'est pas tenu de payer des cotisations (cas particulier) laisse le salarié verser lui-même 8,7 % sur son salaire déterminant.

Prévoyance professionnelle (LPP)

Le deuxième pilier devient obligatoire lorsqu'un même employeur verse un salaire annuel supérieur à 22 680 francs. La partie du salaire comprise entre 26 460 et 90 720 francs doit alors être assurée (salaire coordonné), avec un salaire coordonné minimal de 3 780 francs. Vous devez rattacher votre personnel à une institution de prévoyance : l'adhésion se prépare avant l'embauche, pas après.

Assurance-accidents (LAA)

Les travailleurs occupés en Suisse sont assurés à titre obligatoire contre les accidents. Cela inclut les travailleurs à domicile, les apprentis, les stagiaires et les volontaires. L'employeur choisit ou se voit attribuer l'assureur compétent selon son activité.

Allocations familiales

Les allocations pour enfants relèvent aussi de l'employeur, par l'intermédiaire de la caisse d'allocations. Le minimum fédéral atteint 215 francs par mois pour l'allocation pour enfant et 268 francs par mois pour l'allocation de formation. Certains cantons versent davantage : dans le canton de Vaud, l'allocation pour enfant de moins de 16 ans s'élève à 322 francs pour les premier et deuxième enfants et à 365 francs à partir du troisième ; l'allocation de formation atteint 425 francs, puis 468 francs. Ces montants varient d'un canton à l'autre : le lieu de travail ou de résidence détermine la règle applicable.

Quand un salarié oblige à ouvrir une structure locale

L'affiliation AVS ne crée pas par elle-même une société. Mais selon l'organisation du travail, la présence durable d'un collaborateur peut constituer un établissement stable, avec des conséquences fiscales. La loi précise d'ailleurs que tous les employeurs ayant un établissement stable en Suisse sont tenus de payer des cotisations.

Pour comprendre ce seuil, lisez la page sur l'établissement stable et celle sur le siège de direction effective. Si le salarié dispose d'un bureau, signe des contrats ou agit durablement au nom de la société, l'analyse mérite d'être faite avant l'embauche.

Succursale ou filiale : les deux voies

Lorsque l'activité s'installe, deux formes principales existent.

Pour une succursale d'une entité dont le siège est à l'étranger, la raison de commerce indique le siège de l'établissement principal, celui de la succursale et sa qualité de succursale. La demande d'inscription est accompagnée d'un extrait attesté conforme du registre du commerce du siège principal (ou d'une pièce officielle équivalente), d'un exemplaire attesté conforme des statuts et du procès-verbal de création de la succursale avec désignation des personnes habilitées à la représenter. Ces pièces étrangères passent généralement par une apostille.

Vous trouverez le comparatif détaillé sur la page succursale ou filiale, puis le déroulement de chaque option dans les guides consacrés à la succursale d'une société étrangère et à la filiale suisse d'une société française.

Étapes pour embaucher sans mauvaise surprise

Avant de lancer la première paie, parcourez cette liste :

• Vérifier le statut de séjour ou de frontalier du salarié
• Identifier la caisse de compensation AVS compétente
• Rattacher le personnel à une institution de prévoyance
• Souscrire l'assurance-accidents obligatoire
• Contrôler les règles de TVA et d'impôt liées à l'activité

Le volet TVA est abordé dans la page sur la TVA entre la France et la Suisse, et le volet fiscal général dans la convention fiscale franco-suisse.

Les pièges les plus fréquents

• Payer le salarié depuis l'étranger sans rien déclarer. Le travail effectué en Suisse reste soumis aux cotisations suisses, même si le contrat est étranger.
• Confondre résidence et lieu de travail. C'est pourtant ce critère qui désigne la caisse AVS compétente.
• Oublier la prévoyance. L'obligation LPP dépend du salaire annuel versé par un même employeur, et non de la forme de la société.
• Laisser s'installer un établissement stable sans l'avoir décidé. Un salarié isolé, bien implanté, peut suffire à créer des obligations fiscales.
• Négliger la sortie. Lorsqu'une succursale n'est plus exploitée, sa radiation doit être requise. L'office informe les autorités fiscales fédérale et cantonale et ne radie qu'après leur approbation.

Pour un tour d'horizon plus large, voyez les risques d'une société suisse pour un entrepreneur français.